La gestión de proyectos puede resultar un desafío, especialmente cuando se trata de establecer y gestionar las expectativas de los clientes y las partes interesadas.

Aunque contar con una línea de tiempo y un alcance definido es importante, si las expectativas no son realistas, el proyecto puede salirse de control fácilmente. En el artículo se ofrecen valiosos consejos para ayudar a los gerentes de proyectos a mantenerse en la misma página y asegurar que los proyectos se ajusten a los plazos y presupuestos.

Formar al mejor equipo

Uno de los primeros consejos es la importancia de contar con el equipo adecuado. Según Mike Sims, propietario de ThinkLions, seleccionar cuidadosamente a los miembros del equipo del proyecto puede marcar la diferencia en la gestión de expectativas. Sims sugiere descomponer el proyecto en tareas más pequeñas para identificar qué habilidades son necesarias para cada una. Tener confianza en el equipo puede garantizar que se cumplan las metas establecidas y que las expectativas sean realistas.

Analizar el proyecto

Es común que en las reuniones de inicio del proyecto los interesados pregunten inmediatamente sobre fechas de entrega o revisiones del producto. Sin embargo, esto puede ser problemático, especialmente en proyectos complejos. Por eso, se recomienda tener un período de análisis definido en el que el gerente de proyecto y otros interesados puedan evaluar el proyecto y determinar su verdadero alcance. Según Matt Eonta, ejecutivo senior de productos en Inbound HubSpot, este análisis inicial puede llevar tiempo, pero ahorra mucho estrés al establecer expectativas realistas desde el principio.

Documentar los requisitos

La necesidad de documentar los requisitos del negocio en una declaración detallada del alcance del proyecto es enfatizada por Alison Van Pelt, directora senior de Cornerstone Advisors. Esto asegura que las necesidades y requisitos de las partes interesadas estén claros y evita costosos retrasos y presupuestos superados. Van Pelt destaca la importancia de realizar este trabajo duro de documentación y planificación previa para lograr una ejecución más fluida y exitosa.

Calendarizar de manera realista

Ben Rockwood, director de TI y Operaciones de Chef Software, sugiere crear un calendario realista mediante la colocación de semanas de amortiguación. Para entregar un proyecto en un plazo determinado, Rockwood propone establecer el horario de entrega antes de la fecha límite y añadir tiempo adicional como margen de seguridad. Esto permite manejar posibles contratiempos sin afectar la comunicación y el trabajo en equipo, evitando la presión adicional y el estrés innecesario.

Si deseas explorar más estrategias y enfoques para controlar la gestión de proyectos, te invito a leer el blog de la página web de Pincel Viajero: Explorando el Mundo. Allí encontrarás contenido enriquecedor que te ayudará a mejorar tu habilidad para dirigir proyectos y alcanzar resultados exitosos.

La gestión de proyectos efectiva implica establecer expectativas claras y realistas desde el inicio. Un equipo sólido, un análisis detallado, una documentación adecuada y un calendario realista son elementos clave para lograr el éxito en la administración de proyectos. Sigue los consejos presentados en este artículo y descubre cómo gestionar tus proyectos de manera más eficiente y exitosa.